Jeśli z powodów zdrowotnych – na przykład z powodu przepukliny krążka międzykręgowego – potrzebujesz ergonomicznego krzesła biurowego (takiego jak Aeris Swopper lub Aeris Numo Task) albo biurka z regulacją wysokości, istnieje kilka sposobów na uzyskanie wsparcia finansowego.
Możesz zwrócić się bezpośrednio do swojego pracodawcy, złożyć wniosek o dofinansowanie do swojej kasy chorych lub ubezpieczenia emerytalnego, albo kupić krzesło lub biurko samodzielnie (w porozumieniu z pracodawcą).
Czy mój pracodawca musi kupić mi ergonomiczne krzesło biurowe lub biurko z regulacją wysokości?
Zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie i higienie pracy pracodawca jest odpowiedzialny za zdrowie i bezpieczeństwo swoich pracowników na stanowisku pracy. Ustawa pośrednio wzywa zatem pracodawców do uwzględniania wiedzy z zakresu ergonomii przy projektowaniu stanowisk pracy.
Bardziej szczegółowo kwestię tę reguluje rozporządzenie w sprawie miejsc pracy (ArbStättV).
Zgodnie z § 3 ust. 1 ArbStättV:
„Podczas urządzania i eksploatacji miejsc pracy pracodawca musi wdrożyć środki zgodnie z § 3 ust. 1, uwzględniając przy tym stan techniki, medycynę pracy i higienę, wymagania ergonomiczne, a w szczególności zasady i wnioski ogłoszone przez Federalne Ministerstwo Pracy i Spraw Socjalnych zgodnie z § 7 ust. 4”.
Doświadczenie pokazuje, że wielu pracodawców, w ramach swojej odpowiedzialności za zdrowie pracowników oraz ze względu na rosnące znaczenie aktywnego zarządzania zdrowiem w zakładach pracy, jest skłonnych inwestować w ergonomię na stanowisku pracy.
Wiedzą bowiem, że zwiększa to wydajność i motywację pracowników oraz obniża wskaźnik absencji chorobowej i związane z tym koszty.
Dlatego często wystarczy otwarta rozmowa z przełożonym, aby zwrócić jego uwagę np. na istniejący problem z kręgosłupem i poprosić o zakup oraz zapewnienie odpowiedniego umeblowania.
Oto kilka liczb, które mogą być przekonujące:
Niemieccy pracownicy w 2022 roku byli nieobecni w pracy z powodu choroby średnio przez 19 dni. Każdy dzień choroby kosztuje pracodawcę średnio od 400 do 500 euro. Choroby układu mięśniowo-szkieletowego stanowiły 13,7 procent wszystkich nieobecności, zajmując tym samym trzecie miejsce wśród grup chorób pod względem absencji (po chorobach układu oddechowego i zaburzeniach psychicznych).
Źródło: Raport zdrowotny TK 2023
Jeśli jednak Twój pracodawca odmawia zakupu ergonomicznego krzesła biurowego lub biurka, możesz szukać pomocy u różnych przedstawicieli lub właściwych instytucji. Należą do nich rady zakładowe, lekarze zakładowi, inżynierowie bezpieczeństwa oraz specjaliści ds. bezpieczeństwa i higieny pracy.
Jeśli to również nie przynosi efektu, należy zwrócić się do innych płatników.
Aeris Numo Task umożliwia dużą swobodę ruchu i dzięki temu może zapobiegać bólom pleców.
U jakich płatników mogę ubiegać się o dofinansowanie ergonomicznego krzesła biurowego?
Drugą możliwością jest złożenie wniosku o dofinansowanie u płatnika świadczeń.
Pod ściśle określonymi warunkami instytucje te przejmują koszty lub dofinansowują zakup ergonomicznego krzesła biurowego lub biurka z regulacją wysokości na stanowisko pracy:
-
Niemieckie Ubezpieczenie Emerytalne (Deutsche Rentenversicherung)
(przy udowodnieniu 15 lat zatrudnienia podlegającego ubezpieczeniu lub jeśli krzesło biurowe jest niezbędne jako świadczenie rehabilitacyjne) -
Federalna Agencja Pracy (Bundesagentur für Arbeit)
(przy mniej niż 15 latach zatrudnienia podlegającego ubezpieczeniu) -
Ubezpieczenia wypadkowe (Berufsgenossenschaften)
(po wypadku przy pracy lub w drodze do pracy) -
Urząd ds. Integracji (Integrationsamt)
(dla urzędników państwowych i studentów) - Kasy chorych (Krankenkassen)
Jakie kroki należy podjąć przy składaniu wniosku?
Oto najważniejsze kroki.
Przykład składania wniosku do ubezpieczenia emerytalnego:
1. Wypełnienie formularza wniosku płatnika:
Tutaj np. www.deutsche-rentenversicherung.de
2. Uzyskanie zaświadczenia lekarskiego lub raportu z rehabilitacji:
Powinno z niego wynikać, że możesz wykonywać swój zawód tylko przy użyciu odpowiedniego środka pomocniczego.
3. Sporządzenie opisu stanowiska lub czynności:
W miarę możliwości szczegółowego, aby potrzeba była dobrze uzasadniona.
4. Uzyskanie kosztorysu od wykwalifikowanego sprzedawcy:
Ważne: Nie kupuj ergonomicznego krzesła biurowego ani biurka, zanim wniosek nie zostanie rozpatrzony pozytywnie! W przeciwnym razie roszczenie wygasa.
5. Poinformowanie pracodawcy:
Przed złożeniem wniosku powinieneś również ustalić, czy Twój pracodawca popiera zakup krzesła lub biurka na Twoje stanowisko pracy.
Bo: Pracodawca decyduje, jakie środki pracy są używane w jego firmie. W niektórych przedsiębiorstwach zgodę musi wyrazić najpierw lekarz zakładowy lub specjalista ds. ergonomii.
6. Złożenie wniosku:
Jeśli wszystko zostało wyjaśnione, po prostu złóż komplet dokumentów i czekaj na odpowiedź. Teraz wymagana jest cierpliwość, ponieważ odpowiedź może nadejść dopiero po kilku miesiącach.
Wskazówka: Co powinno znaleźć się w zaświadczeniu lekarza specjalisty:
Lekarz prowadzący musi w opinii medycznej poświadczyć, że zakup ergonomicznego krzesła biurowego jest „niezbędny i bezwzględnie konieczny”, aby „utrzymać zdolność do pracy zawodowej i zdrowie” lub aby „umożliwić skuteczną rehabilitację zawodową”, jeśli ukończono rehabilitację. Jeśli uczestniczyłeś w rehabilitacji, informacje te powinny znajdować się w raporcie końcowym.
Ponadto zaświadczenie musi zawierać możliwie szczegółowy opis funkcji krzesła, na przykład: krzesło biurowe musi „mieć swobodę ruchu we wszystkich kierunkach, aby wspierać aktywne, dynamiczne siedzenie”. Krzesło biurowe powinno „dostosowywać się do ruchów ciała” itd.
Im dokładniejsze dane, tym wniosek jest bardziej przejrzysty i zrozumiały dla urzędnika.
O dofinansowanie ergonomicznego krzesła biurowego można ubiegać się np. w Niemieckim Ubezpieczeniu Emerytalnym lub kasie chorych.
Jakie koszty może pokryć niemieckie ubezpieczenie emerytalne?
Na ergonomiczne krzesło biurowe niemieckie ubezpieczenie emerytalne przyznaje dofinansowanie w wysokości maksymalnie 1305 €.
Niemieckie Ubezpieczenie Emerytalne oficjalnie zaprzestało wspierania zakupu biurek z regulacją wysokości od 2018 roku, argumentując, że za zakup takich biurek odpowiada w pierwszej kolejności pracodawca.
Wskazówka: Kasy chorych nie są prawnie zobowiązane do dofinansowania ergonomicznych mebli biurowych, dlatego uznawane są za ostatnią instancję. Niektóre kasy chorych mają jednak listę środków pomocniczych, które dofinansowują. Sprawdź, czy znajduje się na niej ergonomiczne krzesło biurowe lub biurko z regulacją wysokości. Jeśli tak, Twoje szanse na pozytywną decyzję są duże.
Co powinienem zrobić, jeśli wniosek zostanie odrzucony?
W przypadku pozytywnej odpowiedzi możesz kupić krzesło i po prostu przedłożyć rachunek płatnikowi, który zwróci koszty do kwoty maksymalnej. Wtedy krzesło biurowe przechodzi na Twoją własność i możesz je zabrać ze sobą w razie zmiany pracy.
Jeśli pracodawca pokrywa część kosztów, musisz porozumieć się z nim w przypadku zmiany pracy.
Jeśli wniosek o wsparcie na ergonomiczne krzesło biurowe zostanie odrzucony, masz możliwość złożenia sprzeciwu w ciągu 14 dni.
Często zaświadczenie lekarskie jest zbyt mało precyzyjne. Na przykład „zalecenie krzesła ortopedycznego dla kręgosłupa” nie zawsze jest wystarczające. Czasami brakuje też określonych informacji, które możesz po prostu szybko uzupełnić w ubezpieczeniu emerytalnym. Bądź nieustępliwy!
Koszty ergonomicznych mebli biurowych można odliczyć od podatku.
Co jeśli kupię ergonomiczne krzesło biurowe samodzielnie?
Wtedy możesz odliczyć koszty od podatku.
Istnieje na to kilka możliwości:
Odpis jednorazowy
Krzesła biurowe do ceny zakupu 800 € można odliczyć w 100 procentach w roku zakupu. W tym celu po prostu wpisujesz pełną kwotę rachunku jako koszty uzyskania przychodów w deklaracji podatkowej (załącznik N).
Ważne: Krzesło biurowe musi być wtedy wykorzystywane wyłącznie do celów zawodowych.
Aby miało to pozytywny wpływ na Twoje rozliczenie podatkowe, całkowite koszty uzyskania przychodów muszą przekroczyć roczną kwotę ryczałtową w wysokości 1000 euro.
Odpis standardowy przez okres użytkowania 13 lat
Możesz również zawsze amortyzować koszty krzesła biurowego (niezależnie od tego, ile kosztowało) przez 13 lat (zgodnie z tabelą amortyzacji Afa Federalnego Ministerstwa Finansów).
Od ceny zakupu 1000,01 € (dla pracowników od 800,01 €) ta metoda amortyzacji jest jednak obowiązkowa.
Tworzenie zbiorczych pozycji / amortyzacja grupowa
Jeśli cena zakupu krzesła biurowego mieści się w przedziale od 250,01 € do 1000 €, osoby wykonujące wolne zawody, samozatrudnieni, przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą mają również możliwość tworzenia pozycji zbiorczych / amortyzacji grupowej zgodnie z § 6 ust. 2a EStG.
Wszystkie zakupy z tego przedziału cenowego są łączone w jedną pozycję zbiorczą i amortyzowane liniowo przez 5 lat po 20 procent.
Ta forma amortyzacji opłaca się szczególnie w przypadku przedmiotów, których średni okres użytkowania w firmie przekracza 5 lat, np. meble biurowe (13 lat).
Jeśli wybierzesz amortyzację grupową, uwzględnione zostaną wszystkie produkty. Łączenie odpisu jednorazowego i tworzenia pozycji zbiorczej w tym samym roku nie jest możliwe. Każdego roku możesz ponownie zdecydować, która metoda amortyzacji bardziej Ci się opłaca.
Wskazówka: Dla wszystkich mebli biurowych, takich jak biurka, szafy, fotele i regały, obowiązują te same wartości graniczne i terminy, co dla krzeseł biurowych.
Szczegółowe informacje na temat tego, jak odliczyć gabinet wraz z krzesłem biurowym od podatku, znajdziesz w naszym artykule w magazynie „Odliczanie gabinetu od podatku: Jak to zrobić”.
Zastrzeżenie:
Pamiętaj, że nie jesteśmy uprawnieni do świadczenia porad podatkowych ani prawnych, a niniejsze informacje nie stanowią porady podatkowej ani prawnej. Są to jedynie ogólne informacje na temat oferowanych przez nas produktów, które należy dostosować do indywidualnego przypadku oraz ocenić pod kątem podatkowym i prawnym. Prosimy o uzyskanie porady dostosowanej do Twojej sytuacji od swojego doradcy podatkowego lub prawnego przed podjęciem decyzji dotyczących zagadnień związanych z naszymi produktami. Nie ponosimy żadnej odpowiedzialności.
