Lista rzeczy do zrobienia rośnie, masz wrażenie, że doba ma za mało godzin, a na koniec dnia czujesz, że nie ze wszystkim się wyrobiłeś? W tym artykule dowiesz się, jakie wskazówki i strategie możesz zastosować, aby zwiększyć swoją produktywność w miejscu pracy, zachowując jednocześnie zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
Co oznacza produktywność?
Produktywność to relacja między nakładem pracy a jej wynikiem. Innymi słowy: to dążenie do osiągnięcia jak największego efektu przy jak najmniejszym wkładzie. Nic więc dziwnego, że wiele osób, zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym, stara się jak najlepiej zwiększać swoją produktywność w różnych obszarach.
Kiedy jesteśmy skoncentrowani i skupieni, nie tylko pracujemy wydajniej, ale także podnosimy jakość naszej pracy. Również w życiu prywatnym, dzięki ustalonym strukturom i priorytetom, możemy zwiększyć naszą produktywność, co pozwala zadbać o zdrowy balans między pracą a życiem prywatnym oraz o bardziej zrównoważone i satysfakcjonujące życie.
Wydajniejsza praca w stanie „flow”
Znasz to uczucie? Czasami zdarzają się dni, w których czas ciągnie się w nieskończoność – zwłaszcza gdy zadania są monotonne lub stoimy przed trudnym wyzwaniem, do którego nie potrafimy od razu znaleźć odpowiedniego rozwiązania.
A potem przychodzą dni, kiedy wszystko idzie jak z płatka: jesteśmy całkowicie pochłonięci zadaniem i zapominamy o całym świecie. Czas płynie błyskawicznie, a my jesteśmy pełni energii. W takich chwilach jesteśmy w stanie „flow”.
Pojęcie „flow” zostało wprowadzone w latach 70. XX wieku przez węgierskiego psychologa Mihálya Csíkszentmihályiego, który opisuje ten stan jako „całkowite zanurzenie się w czynności”.
Aby osiągnąć ten psychologiczny stan najwyższej produktywności, zgodnie z aktualnymi badaniami nad „flow”, decydujące są trzy poniższe kryteria:
- Koncentracja: W stanie „flow” bez wysiłku poświęcamy czynności pełną uwagę. Często w odniesieniu do tego poznawczego komponentu mówi się o „effortless attention” (wysiłku bez wysiłku).
- Motywacja: W tym aspekcie stanu „flow” jesteśmy wysoce zmotywowani i pełni chęci do działania.
- Satysfakcja: W stanie najwyższej produktywności sama czynność jest odbierana jako „nagradzająca”, ponieważ sprawia nam przyjemność i nadaje sens.
Podsumowując, jesteś w stanie „flow”, gdy:
- wykonujesz swoją pracę szybciej niż zwykle, ale nadal w najwyższej jakości, nie czując się przy tym w żadnym momencie przeciążony, zmęczony czy znudzony.
- twoja percepcja jest w pełni skoncentrowana na bieżącym zadaniu.
- tracisz wszelkie poczucie czasu i przestrzeni, przez co np. dwie godziny mogą wydawać się pięcioma minutami.
W stanie „flow” zaciera się postrzeganie czasu i własnej osoby.
Stan „flow” to fascynujące zjawisko, które szczególnie szybko pojawia się przy czynnościach sprawiających nam przyjemność w czasie wolnym. Również w codziennej pracy możliwe jest osiągnięcie tego stanu najwyższej produktywności, jednak droga do tego celu u każdego wygląda inaczej.
Poniżej chcielibyśmy jednak przedstawić kilka technik i strategii, które pomogą Ci zwiększyć produktywność w miejscu pracy i zwiększyć szanse na wejście w stan „flow”.
5 wskazówek, jak zwiększyć swoją produktywność w miejscu pracy
1. Zainwestuj w odpowiednie wyposażenie biura
Niezależnie od tego, czy pracujesz w biurze, czy w domu – produktywne środowisko pracy zaczyna się od odpowiedniego wyposażenia! Fakt jest taki: osoba zdrowa i bez dolegliwości fizycznych jest ogólnie bardziej wydajna i produktywna.
Ergonomiczne meble biurowe od Aeris to prawdziwy wzmacniacz produktywności! Sprawiają, że przez cały dzień pozostajesz w ruchu. Wzmacnia to mięśnie i aktywnie zapobiega bólom pleców oraz napięciom. Ponadto wspomaga krążenie i dotlenienie mózgu, dzięki czemu możemy lepiej się koncentrować, pracując uważniej i wydajniej.
Potwierdza to przeprowadzone przez nas badanie dotyczące Aeris Active Office: aż 75 procent uczestników stwierdziło, że pracując przy biurku Aeris Active Office Desk, było bardziej skoncentrowanych i produktywnych w porównaniu do tradycyjnych miejsc pracy. Regularna zmiana postawy między siedzącą a stojącą pobudza metabolizm i zwiększa wysycenie krwi tlenem.
Ogółem u badanych, dzięki poprawie warunków pracy za sprawą ergonomicznego wyposażenia Aeris, wykazano wzrost produktywności o 10 procent.
Ergonomiczne meble biurowe pomagają Ci pracować wydajniej.
2. Dostosuj sposób pracy do swoich potrzeb
Jak wspomniano, każdy człowiek jest inny i ma różne potrzeby. Dlatego tak ważne jest, aby zrozumieć, co jest Ci potrzebne do zwiększenia produktywności.
Odkryj, jak i gdzie pracujesz najlepiej: czy to w domu, w biurze, czy może w podróży – rozpoznając swoje potrzeby, możesz optymalnie zaprojektować swoje miejsce i tryb pracy.
Jakim typem pracownika jesteś?
- Samotnik – skoncentrowany i analityczny. Wolisz spokojne środowisko pracy, aby móc w pełni skupić się na swoich zadaniach.
- Pracownik zespołowy – współpracujący i nastawiony na zespół. Otwarte przestrzenie i wymiana myśli z kolegami motywują Cię i pobudzają kreatywność.
- Podróżnik – mobilny i elastyczny. Lubisz pracować w drodze.
- Ptak śpiewający – komunikatywny i zawsze podłączony do sieci. Ważne jest dla Ciebie posiadanie odpowiedniej technologii komunikacyjnej, aby w każdej chwili móc połączyć się z kolegami.
- Kameleon – elastyczny i wszechstronny. Czujesz się dobrze w każdym środowisku i potrafisz przystosować się do różnych warunków pracy.
3. Minimalizuj rozpraszacze
Jedną z największych przeszkód wpływających na naszą produktywność są rozpraszacze. Czy to hałas otoczenia, głośni współpracownicy, czy ciągłe powiadomienia będące efektem ciągłej dostępności – wszystkie te czynniki mogą osłabiać naszą koncentrację i drastycznie zmniejszać szanse na osiągnięcie stanu „flow”.
🎧 Używaj słuchawek z redukcją szumu
Jeśli nie możesz uniknąć hałaśliwego środowiska w pracy, słuchawki mogą być idealnym rozwiązaniem, dzięki któremu nie stracisz skupienia pomimo zgiełku. Możesz słuchać spokojnej muzyki lub zaopatrzyć się w słuchawki z funkcją Noise-Cancelling, aby całkowicie wygłuszyć dźwięki z zewnątrz.
⛔ Planuj czas na pełne skupienie
Ciągła dostępność i mnóstwo powiadomień prowadzą nie tylko do przebodźcowania informacyjnego, ale za każdym razem wyrywają nas ze stanu skupienia, uniemożliwiając zanurzenie się w zadaniu.
Aby temu zapobiec, warto wyznaczyć konkretne „godziny skupienia”, w których będziesz mógł niezakłócenie poświęcić całą uwagę danemu zadaniu. Najlepiej wpisać te okresy świadomie do kalendarza, aby współpracownicy wiedzieli, że w tym czasie nie jesteś dostępny. Aby uniknąć kolejnych rozpraszaczy, podczas godzin skupienia wyłącz wszelkie powiadomienia push i czat, aktywując tryb „nie przeszkadzać”.
4. Wypracuj zdrowe rutyny
Zdrowe nawyki i rutyny to podstawa produktywnego i zrównoważonego dnia pracy. Szczególnie ważne są poniższe pięć „dostarczycieli energii”, których koniecznie powinieneś włączyć do swojego planu dnia:
💤 Zadbaj o odpowiednią ilość snu
Twoje ciało potrzebuje 7 do 8 godzin snu – najlepiej zawsze o tej samej porze. W ten sposób Twój wewnętrzny zegar może się optymalnie ustawić, co ułatwi Ci wstawanie następnego dnia i pozwoli zacząć go z większą energią.
🍎 Zdrowe odżywianie
Zabieraj do pracy zdrowe przekąski, takie jak orzechy i owoce. Ci mali dostarczyciele energii zawierają niezbędne składniki odżywcze, które poprawiają koncentrację w trakcie pracy.
💧 Pij wystarczającą ilość wody
Około 2 litry wody dziennie są niezbędne dla procesów metabolicznych i transportowych w naszym organizmie, abyśmy mieli energię przez cały dzień.
Masz problem z piciem wystarczającej ilości wody w ciągu dnia? Może Ci w tym pomóc bidon, który wskazuje, ile powinieneś wypić do danej godziny i kiedy nadszedł czas na uzupełnienie płynów.
🏋🏽♂️ Sport
Ważne jest, aby utrzymywać ciało w ruchu także podczas pracy – na przykład za pomocą ergonomicznych rozwiązań biurowych, takich jak Aeris Swopper.
Dla zdrowego i zrównoważonego stylu życia powinieneś jednak regularnie uprawiać sport także w czasie prywatnym. Siłownia, tenis, joga czy jogging – nieważne co, ważne, żeby był to ruch!
✨ Rób świadome przerwy
Więcej pracy = większa produktywność? BŁĄD! Udowodniono naukowo, że regularne przerwy w trakcie pracy są niezbędne, aby zwiększyć naszą kreatywność i produktywność.
Dlatego koniecznie zaplanuj świadomie swoją przerwę obiadową! Najlepiej wyjdź na spacer na świeże powietrze, aby dotlenić mózg i naładować baterie.
5. Organizuj się poprzez jasne struktury
Właściwa organizacja dzięki sensownie ustalonym strukturom jest niezbędna, aby móc pracować produktywnie.
Listy zadań i narzędzia do zarządzania pracą mogą pomóc Ci w utrzymaniu przeglądu swoich zadań i powiązanych z nimi terminów. Priorytetyzuj projekty, które są aktualnie najważniejsze i staraj się unikać wielozadaniowości (multitaskingu) podczas wykonywania zadań.
O ile kiedyś zakładano, że wielozadaniowość zwiększa produktywność, o tyle liczne badania wykazały, że w rzeczywistości jest wręcz przeciwnie: wielozadaniowość może poważnie osłabić Twoją indywidualną produktywność i znacząco zredukować potencjalne chwile „flow”.
To mit, że pracujesz wydajniej i w krótszym czasie robisz więcej, wykonując kilka zadań jednocześnie.
Aby wprowadzić jeszcze więcej struktury i organizacji do swojego dnia pracy, istnieją różne strategie zarządzania czasem, które mogą pomóc Ci pracować wydajniej:
Technika Pomodoro:
W tej technice pracujesz w 25-minutowych interwałach, zwanych „pomodoro”, po których następuje krótka, pięciominutowa przerwa. Po czterech interwałach pomodoro robisz dłuższą przerwę, trwającą od 15 do 30 minut.
Macierz Eisenhowera:
Ta technika pomaga sortować zadania według ważności i pilności. Podziel swoje zadania na cztery ćwiartki:
- Ważne i pilne (zrób od razu)
- Ważne, ale niepilne (zaplanuj na później)
- Pilne, ale nieważne (deleguj)
- Nieważne i niepilne (wyeliminuj)
Zasada Pareto:
Ta reguła mówi, że 80% wyników często osiąga się przy 20% wkładu.
Skoncentruj się na zadaniach, które mają największy wpływ, i ogranicz wysiłek włożony w mniej istotne czynności.
Twoja droga do wyższej produktywności
Jeśli zastosujesz wymienione strategie i techniki zwiększania produktywności, w przyszłości będziesz pracować wydajniej, zachowując jednocześnie zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Znajdź metodę, która najlepiej sprawdza się u Ciebie, i włącz ją do swojego dnia pracy, aby trwale zwiększyć swoją produktywność.
