Att göra-listan växer, dagen känns för kort och i slutändan känner du att du inte har hunnit med allt? I den här artikeln får du veta vilka tips och strategier du kan använda för att öka din produktivitet på arbetsplatsen och samtidigt upprätthålla en hälsosam balans mellan arbete och fritid.
Vad betyder produktivitet?
Produktivitet avser förhållandet mellan insats och resultat. Med andra ord, målet att uppnå största möjliga resultat med minsta möjliga insats. Det är därför uppenbart att många människor strävar efter att på bästa möjliga sätt öka sin produktivitet inom alla möjliga områden, både i arbetslivet och privatlivet.
När vi är koncentrerade och fokuserade arbetar vi inte bara effektivare, utan vi förbättrar också kvaliteten på vårt arbete. Även i vårt privatliv kan vi öka vår produktivitet genom fasta strukturer och prioriteringar, och på så sätt säkerställa en hälsosam balans mellan arbete och fritid samt ett mer balanserat och nöjt liv.
Arbeta effektivare i "flow-tillstånd"
Känner du igen det? Ibland finns det dagar då tiden bara inte vill gå – särskilt när uppgifterna är enformiga eller när vi står inför en klurig utmaning som vi inte hittar rätt lösning på direkt.
Och så finns det dagar då allt går som smort: Vi är helt uppslukade av en uppgift och glömmer allt annat runt omkring oss. Tiden tycks flyga iväg och vi är fulla av energi. I dessa stunder är vi i "flow".
Begreppet "flow" myntades på 1970-talet av den ungerske psykologen Mihály Csíkszentmihályi, som beskriver tillståndet som en "total fördjupning i en aktivitet".
För att nå detta psykologiska tillstånd av högsta produktivitet är, enligt den aktuella flowforskningen, följande 3 kriterier avgörande:
- Koncentration: I flow ägnar vi oss obehindrat åt en aktivitet med full uppmärksamhet. Ofta talas det om "effortless attention" när det gäller denna kognitiva komponent.
- Motivation: I den uppgiftsrelaterade komponenten av flow-tillståndet är vi mycket motiverade och handlingskraftiga i det vi gör.
- Tillfredsställelse: I tillståndet av högsta produktivitet upplevs själva aktiviteten som "belönande" eftersom den är rolig och meningsfull.
Sammanfattningsvis är du i flow när:
- du utför ditt arbete snabbare än vanligt, men ändå med bästa kvalitet och utan att någon gång känna dig överväldigad, ansträngd eller uttråkad.
- din uppmärksamhet är helt och hållet koncentrerad på den aktuella uppgiften.
- du förlorar all känsla för tid och rum, så att till exempel två timmar kan kännas som fem minuter.
I flow-tillståndet suddas tid och självuppfattning ut.
Flow-tillståndet är ett fascinerande fenomen som uppstår särskilt snabbt vid aktiviteter som vi tycker om på vår fritid. Även i vardagen på jobbet är det möjligt att nå detta tillstånd av högsta produktivitet. Vägen till detta mål varierar dock från person till person.
Nedan vill vi dock gärna ge dig några tekniker och strategier för hur du kan öka din produktivitet på arbetsplatsen och öka chanserna för produktiva flow-tillstånd.
5 tips för hur du kan öka din produktivitet på arbetsplatsen
1. Investera i lämplig kontorsutrustning
Oavsett om det är på kontoret eller hemmakontoret – en produktiv arbetsmiljö börjar med rätt kontorsutrustning! För faktum är: den som är frisk och inte har några fysiska besvär är generellt sett mer effektiv och produktiv.
Ergonomiska kontorsmöbler från Aeris är en riktig produktivitetsboost! De ser till att du håller dig i rörelse hela dagen. Detta stärker musklerna och förebygger aktivt ryggsmärtor och spänningar. Dessutom främjas blodcirkulationen och syretillförseln till hjärnan, vilket gör att vi kan koncentrera oss bättre och därmed arbeta mer uppmärksamt och produktivt.
Detta bekräftas också av en studie vi genomförde om Aeris Active Office: Hela 75 procent av deltagarna uppgav att de kunde arbeta mer koncentrerat och produktivt vid Aeris Active Office Desk jämfört med traditionella arbetsplatser. Genom regelbundna positionsbyten mellan sittande och stående stimuleras ämnesomsättningen och blodets syremättnad ökar.
Sammantaget kunde en produktivitetsökning på 10 procent påvisas hos testpersonerna tack vare de förbättrade arbetsförhållandena med Aeris ergonomiska kontorsutrustning.
Ergonomiska kontorsmöbler hjälper dig att arbeta mer produktivt.
2. Anpassa ditt arbetssätt efter dina behov
Som nämnts är varje människa unik och har olika behov. Det är därför viktigt att inse vad du personligen behöver för att öka din produktivitet.
Ta reda på hur och var du bäst kan arbeta: Oavsett om det är hemifrån, på kontoret eller kanske på resande fot – genom att identifiera dina behov kan du optimera din arbetsplats och ditt arbetssätt.
Vilken arbetstyp är du?
- Den tysta räven – Koncentrerad och analytisk. Du föredrar en lugn arbetsmiljö för att kunna fokusera helt på dina uppgifter.
- Teambiet – Kollaborativ och teamorienterad. Öppna arbetsytor och utbytet med kollegor motiverar dig och främjar din kreativitet.
- Reseharen – Mobil och flexibel. Du gillar att arbeta på resande fot.
- Sångfågeln – Kommunikativ och alltid uppkopplad. Det är viktigt för dig att vara utrustad med rätt kommunikationsteknik för att kunna nätverka med dina kollegor när som helst.
- Kameleonten – Anpassningsbar och mångsidig. Du trivs i alla miljöer och kan lätt anpassa dig till olika arbetsförhållanden.
3. Minimera distraktioner
Ett av de största hindren som påverkar vår produktivitet är distraktioner. Vare sig det handlar om omgivande buller, högljudda kollegor eller ständiga meddelanden som en nackdel med ständig tillgänglighet – alla dessa faktorer kan minska vår koncentration och drastiskt minska chanserna till ett flow-tillstånd.
🎧 Använd hörlurar med brusreducering
Om du inte kan undvika den högljudda arbetsmiljön, kan hörlurar vara den idealiska lösningen så att du behåller fokus trots bullret. Du kan antingen lyssna på lugn musik eller till exempel skaffa hörlurar med brusreducering för att helt stänga ute störande ljud.
⛔ Planera in fokustider
Den ständiga tillgängligheten och de många notiserna leder inte bara till en överflöd av information, utan rycker oss också gång på gång ur vårt fokus och hindrar oss därmed från att koncentrera oss på en uppgift.
För att förhindra detta hjälper det att fastställa konkreta fokustider då du ostört kan ägna all din uppmärksamhet åt en uppgift. Dessa tidsramar bör du också medvetet skriva in i din kalender så att dina kollegor vet att du inte är tillgänglig under denna tid. För att undvika ytterligare distraktioner bör du stänga av alla push- och chattmeddelanden och aktivera "stör ej"-läget under dina fokustider.
4. Utveckla hälsosamma rutiner
Hälsosamma vanor och rutiner är grunden för en produktiv och balanserad arbetsdag. Särskilt viktigt är följande fem energikällor, som du absolut bör integrera i din dagliga rutin:
💤 Se till att få tillräckligt med sömn
Din kropp behöver 7 till 8 timmars sömn – och helst alltid vid samma tid. På så sätt kan din inre klocka ställa in sig optimalt, så att du lättare kan stiga upp nästa morgon och starta dagen med mer energi.
🍎 Hälsosam kost
Ta med hälsosamma snacks som nötter och frukt till din arbetsplats. De små energikällorna innehåller viktiga näringsämnen som förbättrar koncentrationen under arbetet.
💧 Drick tillräckligt med vatten
Cirka 2 liter vatten per dag är nödvändigt för ämnesomsättningsprocesserna och transportvägarna i vår kropp, så att vi har tillräckligt med energi hela dagen.
Har du svårt att dricka tillräckligt under dagen? En vattenflaska som visar dig hur mycket du bör ha druckit vid vilken tidpunkt och när det är dags att fylla på flaskan igen kan hjälpa dig.
🏋🏽♂️ Sport
Det är viktigt att hålla kroppen aktiv även under arbetet – till exempel genom ergonomiska kontorslösningar som Aeris Swopper.
För en hälsosam och balanserad livsstil bör du dock även motionera regelbundet privat. Oavsett om det är gym, tennis, yoga eller löpning – huvudsaken är rörelse!
✨ Ta medvetna pauser
Mer arbete = mer produktivitet? FEL! Det är vetenskapligt bevisat att regelbundna pauser under arbetstiden är avgörande för att öka vår kreativitet och produktivitet.
Se därför till att medvetet ta dig tid för din lunchpaus! Det bästa är att ta en runda i frisk luft för att förse hjärnan med syre och ladda batterierna igen.
5. Organisera dig med tydliga strukturer
Rätt organisation genom förnuftigt fastställda strukturer är avgörande för att kunna arbeta produktivt.
Att göra-listor och arbetsledningverktyg kan hjälpa dig att hålla koll på dina uppgifter och motsvarande deadlines. Prioritera de projekt som för närvarande är viktigast och försök att undvika multitasking när du arbetar med dina uppgifter.
Medan man tidigare antog att multitasking ökade produktiviteten, har flera studier nu visat att det faktiskt är precis tvärtom: multitasking kan allvarligt påverka din individuella produktivitet och avsevärt minska potentiella flow-tider.
Det är en myt att man arbetar mer produktivt och hinner mer på kortare tid om man utför flera uppgifter samtidigt.
För att få mer struktur och organisation i din arbetsdag finns det olika tidshanteringsstrategier som kan hjälpa dig att arbeta mer produktivt:
Pomodoro-tekniken:
Med denna teknik arbetar du i 25-minutersintervaller, så kallade "Pomodoros", följt av en kort paus på fem minuter. Efter fyra Pomodoros tar du en längre paus på 15 till 30 minuter.
Eisenhower-matrisen:
Denna teknik hjälper dig att sortera uppgifter efter vikt och brådska. Dela in dina uppgifter i fyra kvadranter:
- Viktigt och brådskande (gör omedelbart)
- Viktigt, men inte brådskande (planera in för senare)
- Brådskande, men inte viktigt (delegeras)
- Varken brådskande eller viktigt (elimineras)
Pareto-principen:
Denna regel säger att 80 % av resultaten ofta uppnås med 20 % av insatsen.
Fokusera på de uppgifter som har störst påverkan och minska ansträngningen för mindre viktiga uppgifter.
Din väg till ökad produktivitet
Om du tillämpar dessa strategier och tekniker för produktivitetshöjning kommer du i framtiden att arbeta effektivare och samtidigt kunna upprätthålla en hälsosam balans mellan arbete och fritid. Ta reda på vilken metod som fungerar bäst för dig och integrera den i din arbetsdag för att varaktigt öka din produktivitet.
